Videokonferenzen sind eine einfache Möglichkeit, das gesamte Praxisteam digital zusammenzubringen. Sie helfen, mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben, Aufgaben zu verteilen, Therapien zu koordinieren und alle gleichzeitig auf den aktuellsten Stand zu bringen. Doch die virtuellen Treffen ermöglichen nicht nur einen direkten Austausch, sie geben Ihnen als Praxisinhaber auch die Chance, für Ihr Team ansprechbar zu bleiben, es zu motivieren, den Mitarbeitern Sorgen und Ängste zu nehmen und damit die (Arbeits-)Moral in ungewissen Zeiten aufrechtzuerhalten.
Tipp: Führen Sie die digitalen Meetings täglich durch. Stimmen Sie sich im Team ab, wann es zeitlich am besten passt. Berücksichtigen Sie dabei auch Besonderheiten wie Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen.
So gelingen die virtuellen Treffen
Wer von Ihnen hat schon einmal Videokonferenzen mit dem Team abgehalten? Vermutlich die wenigsten. Daher betreten die meisten von Ihnen damit auch absolutes Neuland. Um Ihnen den Umstieg von persönlichen auf virtuelle Meetings zu erleichtern, helfen die folgenden fünf Tipps:
Tipp 1: Basis schaffen
Prüfen Sie, ob jeder Mitarbeiter das nötige Equipment hat – Laptop, PC, Tablet oder Smartphone. Achten Sie bei der Auswahl des Konferenz-Tools darauf, dass es auf unterschiedlichen Endgeräten nutzbar und intuitiv bedienbar ist. Das ist beispielsweise bei Skype der Fall. Bevor Sie den Mitarbeitern das Tool an die Hand geben und ihnen den Umgang damit erklären, machen Sie sich selbst mit der Bedienung vertraut. Fertigen Sie für Ihre Mitarbeiter ein Dokument an, in dem Sie Schritt für Schritt erklären, wie sie vorgehen müssen. Lassen Sie das Dokument allen per E-Mail zukommen. Nehmen Sie auch einige Verhaltensregeln auf, wie: Handy, wenn möglich, aus, eine ruhige Umgebung wählen, nacheinander sprechen und ausreden lassen sowie Höflichkeit und Disziplin wahren – wie in persönlichen Meetings auch.
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern zudem mit, wann und wie Sie erreichbar sind. Kommen Fragen zur Anwendung auf, sammeln Sie diese und leiten Sie sie inklusive der Antwort an alle Mitarbeiter weiter. Vielleicht haben andere mit den gleichen Problemen zu tun.
Tipp 2: Struktur schaffen
Wenn Sie Ihre erste Konferenz abhalten, gehen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter an Bord sind und alle die Kamera und das Mikrofon angeschaltet haben. Leiten Sie das Gespräch und geben Sie zu Beginn einen kurzen Überblick, welche Dinge Ihrerseits zu bereden sind, damit der Praxisbetrieb so gut es geht aufrechterhalten bleibt und nichts untergeht oder vergessen wird. Was hat Vorrang, was gerät vorerst in den Hintergrund? Wie und wo werden welche Patienten weiter behandelt? Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planungen mit ein.
Wichtig: Besonders in der jetzigen Zeit ist es wichtig, Ihr Team auch mal zu loben, es zu motivieren und zu versuchen, Unsicherheiten und Ängste zu nehmen. All das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl in dieser besonderen Situation.
Tipp 3: Mit gutem Beispiel voran
Sie als Praxisinhaber führen die Videokonferenzen, Sie sind das Leitbild für Ihre Angestellten. Denken Sie daran, sobald Sie Ihre Kamera einschalten. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und achten Sie auf Ihre Kommunikation – auch auf die nonverbale. Sprechen Sie deutlich und setzen Sie Mimik, Gestik und Körpersprache bewusst ein. Und denken Sie immer daran: Die Kamera zeigt nicht nur Sie, sondern auch, was in Ihrer Umgebung passiert.
Tipp 4: Sagen Sie, was Sache ist
Mit offener und ehrlicher Kommunikation sorgen Sie für Klarheit. So schaffen Sie Vertrauen, Zuversicht und Sicherheit. Verschönen Sie nichts, bleiben Sie bei Ihren Themen, bei den Belangen der Praxis und der Mitarbeiter.
Tipp 5: Etwas Spaß muss sein
Da soziale Kontakt in der aktuellen Situation für viele, insbesondere Alleinstehende, Seltenheitswert haben, ist die Videokonferenz wertvoller Ersatz. Auch bei der täglichen Arbeit in der Praxis ist immer wieder Zeit für ein Schwätzchen oder ein Späßchen. Das ist unerlässlich für das Miteinander im Team. Verzichten Sie auch während der Videokonferenzen nicht darauf. Starten Sie beispielsweise damit, dass jeder erzählt, welches sein persönlicher Feel Good Moment am Tag war. Oder vielleicht möchte auch jemand von einer lustigen Situation erzählen, die er zuhause mit den Kindern erlebt hat. Tauschen Sie untereinander Tipps zu Serien, Rezepten oder Spielen aus. Sie können sich auch zu gemeinsamen virtuellen Kaffeepausen oder Yoga-Einheiten vor dem Bildschirm verabreden. Werden Sie gemeinsam kreativ.
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