Rezeptionsfachkraft gesucht!

Schritt 1: Wunschbewerber definieren

1.1 Ziel festlegen

Machen Sie sich zunächst bewusst, welches Ziel Sie mit der Einstellung einer Rezeptionsfachkraft verfolgen. Möchten Sie, dass sich Ihre Therapeuten um keine Rezeptionsaufgaben mehr kümmern müssen, sondern sich ausschließlich auf die Behandlung der Patienten konzentrieren? Oder ist Ihr Ziel, die Patientenzufriedenheit und -bindung zu verbessern? Vielleicht möchten Sie auch ganz speziell die Terminvergabe und -organisation optimieren, weil es in diesem Bereich einfach nicht reibungslos läuft. Oder aber Sie selbst möchten bestimmte Aufgaben delegieren – etwa das Rechnungsmanagement – und benötigen dafür eine erfahrene Rezeptionsfachkraft.

1.2. Tätigkeiten beschreiben

Auf Basis des Ziels erstellen Sie nun eine Liste mit den Tätigkeiten, für die Sie die Rezeptionsfachkraft einstellen. Benennen Sie die Aufgaben nicht nur, sondern beschreiben Sie auch, was der neue Mitarbeiter ganz konkret zu tun hat. Hier ein paar Beispiele:

• Rezeptionsmanagement: Termine vergeben unter Berücksichtigung der optimalen Auslastung, Aufnahme von neuen Patienten, Beschwerdemanagement (Entgegennehmen, Aufarbeiten, Verbesserungen einführen), …
• Organisationsmanagement: allgemeine Bürotätigkeiten wie Post bearbeiten und Kopien anfertigen, Materialbestellung, …
• Verordnungsmanagement: Kontrolle von Verordnungen, Kommunikation mit Krankenkassen und Ärzten, …
• Abrechnungsmanagement: Überprüfen aller Zahlungseingänge und -ausgänge, Führen des Kassenbuchs, Abrechnung aller Leistungen, …

1.3 Anforderungsprofil erstellen

Erstellen Sie eine Liste, welche formalen (bspw. Abschluss), fachlichen (bspw. Umgang mit einer bestimmten Software) und persönlichen Fähigkeiten (bspw. Soft Skills wie Konfliktfähigkeit) ein Bewerber mitbringen muss und welche wünschenswert sind (Mehr dazu auch hier). Wichtig hierbei ist, dass die Anforderungen in einem realistischen Verhältnis zur ausgeschriebenen Stelle stehen.

Schritt 2: Die perfekte Stellenanzeige

Eine gute Stellenanzeige besticht nicht durch besondere Kreativität. Viel wichtiger ist, dass sie übersichtlich gestaltet ist und alle wichtigen Informationen auf einen Blick sichtbar sind. Preisen Sie zudem nichts an, was Sie nicht halten können, verkaufen Sie den Arbeitsplatz aber auch nicht unter Wert. Und: Achten Sie darauf, dass die Ansprache Ihrer Praxiskultur entspricht. Duzen Sie Mitarbeiter und Patienten, sollte Sie auch potenzielle Mitarbeiter per Du ansprechen.

Hier kommen weitere Tipps zum Aufbau einer perfekten Stellenanzeige:

1. Jobtitel

Formulieren Sie diesen so präzise wie möglich. Dem Leser soll auf Anhieb klar werden, um welche Art von Stelle es sich handelt. Nutzen Sie dafür beispielsweise Bezeichnungen wie Empfangsmitarbeiter, Rezeptionsfachkraft oder Aushilfe für die Rezeption. Auf englische Begriffe sollten Sie genauso verzichten wie auf kreative Bezeichnungen, etwa „Rezeptionsprofi“. Ergänzen Sie den Titel um die Angabe (m/w/d) sowie zu wann die Stelle zu besetzen ist.

2. Einleitungstext

Stellen Sie hier Ihre Praxis kurz vor. Heben Sie insbesondere Ihre Unternehmenskultur und Alleinstellungsmerkmale hervor. Was macht Ihre Praxis anders als andere? Haben Sie sich auf eine Behandlungsmethode oder eine Zielgruppe spezialisiert? Ist Ihre Praxis in letzter Zeit gewachsen? Dann sagen Sie das und zeigen Sie auf, wie Ihre Mitarbeiter davon profitiert haben. So machen Sie sich als Arbeitgeber interessant – Stichwort Arbeitgebermarke (Mehr dazu im Artikel „Employer Branding als Mitarbeitermagnet“, up-Ausgabe 11-2020).

3. Tätigkeitsprofil

Hier gehen Sie auf die Aufgaben ein. Konzentrieren Sie sich auf die fünf bis sechs wichtigsten und beschreiben Sie diese kurz. Achten Sie auch hier auf Übersichtlichkeit, indem Sie Aufzählungszeichen nutzen. Wichtig ist zudem, die Tätigkeiten realistisch zu beschreiben.

Tipp: Passen Sie die Ausführungen der Aufgaben an die Position an. Suchen Sie eine Aushilfe für die Rezeption, reichen kurze, präzise Beschreibungen vollkommen aus. Wenn Sie den Empfang mit einer Vollzeitkraft besetzen möchten und die Person auch Aufgaben übernehmen soll, die über einfache Rezeptionstätigkeiten hinaus gehen, führen Sie die Tätigkeiten etwas detaillierter aus – etwa in Form eines typischen Tagesablaufs.

4. Anforderungsprofil

Legen Sie fest, welche Anforderungen ein Bewerber erfüllen muss und welche er erfüllen sollte. Etwa eine bestimmte Ausbildung, Berufserfahrungen, Kenntnisse (Fachkenntnisse und Soft Skills). Achten Sie darauf, dass die Anforderungen zu den Aufgaben passen. Wenn Sie eine spezielle Fähigkeit wünschen, etwa Wissen zu einer Software, sollte sich diese auch im Tätigkeitsprofil wiederfinden.

Tipp: Je allgemeiner die Rezeptionsaufgaben, desto eher kommen auch Branchenfremde für die Stelle infrage – etwa ausgebildete Bürokaufleute. Nehmen Sie einen entsprechenden Hinweis mit auf.

5. Mehrwerte hervorheben

Warum sollten sich die Bewerber gerade für Ihre Praxis entscheiden? Führen Sie Mehrwerte auf, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten – etwa überdurchschnittliche Bezahlung, Weiterbildungsangebote, Teambuildingmaßnahmen, Homeoffice oder subventionierte Sportangebote. Wichtig: Vermeiden Sie hier unbedingt Floskeln wie „Teamgeist“ und „gute Arbeitsatmosphäre“.

6. Call-to-Action

Machen Sie potenziellen Bewerbern die Kontaktaufnahme so einfach wie möglich. Nennen Sie am Ende der Anzeige den Namen der Praxis und die Adresse sowie einen klaren Ansprechpartner inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Geben Sie zudem an, bis wann die Bewerbung eingereicht werden und auf welchem Wege dies geschehen soll – ob digital oder per Post.

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