Welche Dokumente und Belege der Prüfer des Finanzamts oder der Rentenversicherung sehen möchte, hängt zum einen von der Art der Prüfung ab, aber auch davon, was dem Prüfer im Laufe der Kontrolle auffällt. Daher ist es ratsam, alle relevanten Unterlagen vorliegen zu haben. Geprüft werden dürfen jedoch nur die Dokumente aus den in der Anordnung angeforderten Jahren.
Unterlagen für eine Prüfung durch das Finanzamt
Allgemeine Unterlagen, je nach Prüfung (wie Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung) z.B.:
- Jahresabschlüsse
- Kassenbücher und -belege
- Buchungsbelege
- Gehaltskonten
- Personen- und Sachkonten
- Umsatzsteuerverprobungen
- Umbuchungslisten
- Gesellschafterverträge
- Gesellschafterbeschlüsse
- Kaufverträge über Grundstücke oder Immobilien
- Interne Arbeitsanweisungen
- Vertragsänderungen
Zusätzlich als Nachweise für bestimmte Betriebsausgaben:
- ausgefüllte Bewirtungsbelege
- Auflistung von Empfängern für Geschenke
- Teilnehmerlisten für Betriebsveranstaltungen
- Reisekostenabrechnungen
Privatentnahmen und -einlagen:
- Bei Geldeinlagen: Belege über die Herkunft
- Bei privat genutzten Fahrzeugen, sofern keine 1-Prozent-Regelung angesetzt wurde: Fahrtenbuch
- Telefonkosten und Warenentnahmen: ggf. Aufzeichnungen
Unterlagen für eine Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung
Allgemeine Unterlagen:
- Die gesamte Finanzbuchhaltung inkl. aller Aufwandskonten
- Gehaltskonten
- Beitragsabrechnungen
- Meldungen
- Gesellschafterverträge
- Arbeitsverträge
- Dienst- und Werksverträge von selbständigen Mitarbeitern
- Abrechnungsunterlagen selbständiger Mitarbeiter
- Unterlagen über die Versicherungsfreiheit von Mitarbeitern
- Lohnhaftungsbescheide aus Prüfungen des Finanzamts
Hinweis: Welche Unterlagen Sie am besten bereithalten sollten, weiß in der Regel Ihr Steuerberater. Meist liegen alle relevanten Dokumente in der Kanzlei und der Steuerberater bereitet sie für die Prüfung entsprechend auf.
Schulungen können Fehler verhindern
Wie müssen Kassenbelege korrekt abgelegt werden? Wie funktioniert ein Fahrtenbuch? Wie wird ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt? Und in welchen Situationen kann ich diesen einreichen? Wenn es um das Thema Steuern geht, können unabsichtlich viele kleine Fehler passieren, die bei einer Betriebsprüfung zu Unstimmigkeiten mit dem Prüfer führen können. Daher ist es wichtig, dass Praxisinhaber, aber auch die Mitarbeiter wissen, wie bestimmte Abläufe korrekt ausgeführt werden. Benötigen Sie hier Unterstützung? Dann fragen Sie bei Ihrem Steuerberater nach, ob er Sie und Ihre Mitarbeiter schulen kann. |
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