Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, die in der Regel vom Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden. Bei den Prüfungen geht es darum, zu kontrollieren, ob Betriebe ihre Steuern in einem bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß und in richtiger Höhe an das Finanzamt abgeführt haben. Dafür gelten jedoch besondere Vorschriften und Voraussetzungen, die Sie in der Betriebsprüfungsordnung des Bundesministeriums für Finanzen finden.
Das Finanzamt führt zwei Arten von Betriebsprüfungen durch:
- Außenprüfungen (am häufigsten): Diese finden mit Vorankündigung statt. Dabei geht es um:
- Gesamt-Kontrollen zu allen Steuerarten oder
- Sonderprüfungen (Umsatzsteuer-Sonderprüfung bzw. Lohnsteuer-Außenprüfung)
- Nachschau: Diese finden ohne Vorankündigung statt. Dabei geht es um:
- Lohnsteuer-Nachschau
- Umsatzsteuer-Nachschau
- Kassen-Nachschau
Je besser die Buchführung, desto geringer das Risiko einer Prüfung
Natürlich kann jeden eine Steuerprüfung treffen. Diese sind aber gerade bei Kleinstbetrieben sehr selten. In der Regel kommt das Finanzamt nur, wenn es den Verdacht hat, dass etwas nicht stimmt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Ihre Gewinne ohne ersichtlichen Grund plötzlich stark schwanken, Ihre Steuererklärung nicht plausibel ist oder sich Fehler in den Jahresabschluss eingeschlichen haben.
Kontrollen meist angekündigt
In den meisten Fällen kündigt sich das Finanzamt schriftlich bei Ihnen an. Diese Prüfungsanordnung liegen etwa zwei bis vier Wochen vor dem Kontrolltermin in Ihrem Briefkasten. Oft ruft der jeweilige Prüfer zusätzlich bei Ihnen an, um den Termin mit Ihnen abzustimmen.
Aber: Sie können sich der Betriebsprüfung nicht entziehen und müssen die Prüfer – im Falle einer Nachschau auch unangekündigt – in die Praxis lassen sowie die nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen. Liegen jedoch triftige Gründe vor, können Sie eine Verschiebung der Prüfung beantragen (§ 197 Abs. 2 Abgabenordnung).
Bereiten Sie eine Prüfung vor
Wenn das Finanzamt bei Ihnen eine Betriebsprüfung angekündigt hat, sollten Sie umgehend damit beginnen, die nötigen Unterlagen herauszusuchen. Dabei hilft Ihnen auch Ihr Steuerberater. Denn sind die Dokumente unvollständig, können Ihnen steuerliche Nachteile drohen. In der Regel findet die Prüfung in den Betriebsräumen, also der Praxis statt. Je nachdem, was bei Ihnen kontrolliert werden soll, interessiert sich das Finanzamt meist für:
- Betriebsausgaben
- Gewinneinkünfte
- Nutzung von Dienstwagen, Privatkonten und privat genutzte Mobiltelefone
- Rechnungen über Kleinstbeträge
- Sozialversicherungs-, Krankenkassen-, Pflegeversicherungs-, Rentenversicherungs-, Arbeitslosenversicherungs- und Unfallversicherungsabgaben
- Umsatzsteuer
Die nötigen Unterlagen sucht Ihnen in der Regel Ihr Steuerberater heraus. Dazu zählen u.a.:
- Jahresabschlüsse
- Kassenbücher
- Buchungsbelege
- Sach-, Personen- und Lohnkonten
- Gesellschaftsverträge
- Rechnungen für den Vorsteuerabzug
- ordnungsgemäße Bewirtungsbelege
- korrekt verbuchte Privatentnahmen
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