Ein anonymer Fragebogen ist ein einfaches und leicht umzusetzendes Instrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter hinsichtlich des Betriebsklimas abzufragen. Hinzu kommt, dass er einen ganz entscheidenden Vorteil gegenüber einer persönlichen Abfrage hat: Ihre Mitarbeiter äußern eher offen und ehrlich ihre Meinung. Wir geben Ihnen eine Fragebogen-Vorlage an die Hand (siehe anbei). Diese können Sie natürlich noch individuell anpassen – beispielsweise um die Frage, welche Veränderung sich Ihre Mitarbeiter wünschen würden, um das Betriebsklima zu verbessern bzw. was das Betriebsklima ihrer Meinung nach aktuell belasten.
Umfrage in 5 Schritten
Zu einer Mitarbeiterbefragung gehört jedoch mehr, als nur einen Fragebogen auszuteilen. Eine optimale Vorbereitung spielt dabei ebenso eine Rolle wie das Ableiten von zielgerichteten Maßnahmen. Die folgenden fünf Schritte führen Sie durch den gesamten Prozess.
Schritt 1: Umfrage vorbereiten und durchführen
Bevor Sie die Umfrage starten, stecken Sie die Rahmenbedingungen fest: Wann soll die Umfrage stattfinden? Bis wann sollen Ihre Mitarbeiter den Fragebogen ausgefüllt haben? Füllen die Mitarbeiter den Bogen schriftlich oder digital aus? Wer wertet die Antworten aus? Sie oder ein Mitarbeiter? Steht das Grundgerüst, können Sie den Fragebogen an Ihre Mitarbeiter ausgeben.
Schritt 2: Auswertung
Werten Sie die Antworten aus oder beauftragen Sie einen Mitarbeiter damit und tragen Sie die Antworten zusammen. Bezogen auf die Fragebogen-Vorlage sind für das Betriebsklima besonders von Interesse die Aussagen, bei denen Ihre Mitarbeiter „trifft teils zu“, „trifft überwiegend nicht zu“, „trifft gar nicht zu“ angekreuzt haben. Hier besteht Handlungsbedarf.
Schritt 3: Informieren
Geben Sie die Ergebnisse an Ihre Mitarbeiter weiter – am besten persönlich und in gemeinsamer Runde. Starten Sie mit den Punkten, die als besonders gut bewertet wurden. Gehen Sie dann zu den Knackpunkten über. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Ideen zu sammeln, wie das die Probleme gelöst werden können. Bei größeren Teams bieten sich Arbeitsgruppen an. Überlegen auch Sie sich Lösungsansätze. Hilfestellungen dafür finden Sie hier. Setzen Sie ein neues Meeting an, bei dem Sie die Ideen besprechen.
Schritt 4: „Klimakonferenz“
Sammeln Sie erst einmal alle Vorschläge, beispielsweise auf einem Flipchart. Gehen Sie Punkt für Punkt durch und reden Sie in großer Runde darüber, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Halten Sie verbindliche Vereinbarungen fest, inklusive des zeitlichen Rahmens für die Umsetzung.
Wichtig: Ein offenes Gespräch über Probleme setzt Vertrauen voraus – sowohl zwischen Ihnen und den Mitarbeitern als auch zwischen den Kollegen. Herrscht bereits ein schlechtes Betriebsklima, kann auch schon das Vertrauen gelitten haben. Überlegen Sie dann, ob es sinnvoll ist, wenn Sie die Lösungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter sammeln, diese vorstellen und erst dann Ihre Mitarbeiter in großer Runde einbeziehen, um final Vereinbarungen festzuhalten.
Schritt 5: Monitoring
Es kann eine gewisse Zeit dauern, bis Veränderungen fruchten und sich das Betriebsklima bessert. Geben Sie dem ein wenig Zeit und kommen Sie nach einem halben bzw. einem Jahr wieder zusammen, um gemeinsam zu schauen, was sich zum Positiven verändert hat. Überprüfen Sie auch, ob Vereinbarungen so noch Bestand haben oder ggf. angepasst werden müssen.
Kommunikation ist das A und O
Es reicht nicht aus, einmal über alles zu reden und einmalig Veränderungen herbeizuführen. Entscheidend für ein langfristig gutes Betriebsklima ist der Dialog. Fördern Sie eine offene Kommunikation und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Etablieren Sie auch eine offene Fehlerkultur, damit Mitarbeiter selbst auf Sie zukommen, wenn es Unstimmigkeiten gibt. Nutzen Sie zudem gezielt die jährlichen Mitarbeitergespräche dafür, um sich über das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu informieren. Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche finden Sie in unserem Schwerpunkt „Lasst uns reden!“ (up-Ausgabe 01-2021).
| Tipp: Den Fragebogen können Sie auch gut nutzen, um eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen, bevor sie sich überhaupt erst negativ auf das Betriebsklima auswirken. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise als Vorbereitung für das jährliche Mitarbeitergespräch, den Fragebogen auszufüllen. Nutzen Sie die Fragebogen-Vorlage, sind insbesondere die Antworten interessant, auf die Ihre Mitarbeiter mit „trifft teils zu“, „trifft überwiegend nicht zu“ oder sogar „trifft gar nicht zu“ geantwortet haben. Sprechen Sie darüber und versuchen Sie, gemeinsam Lösungen zu finden – ggf. auch mit dem gesamten Team. |
Mini-Abfrage als Stimmungsbarometer
Als Kurzcheck für zwischendurch, etwa im Rahmen eines Teammeetings, können Sie auch eine Mini-Abfrage durchführen, die Ihnen dabei hilft herauszufinden, was Ihren Mitarbeitern besonders wichtig ist, damit sie ihre Arbeit gut ausüben können.
Bitten Sie dafür Ihre Mitarbeiter, die folgenden drei Sätze zu ergänzen:
- Gute Arbeit heißt für mich….
- Besonders belastend finde ich…
- Hilfreich wäre für mich…
Ein Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter schreibt, dass gute Arbeit für ihn bedeutet, dass er seine Arbeit selbstständig planen kann. Besonders belastend findet er, dass Zuständigkeiten im Team nicht eindeutig geregelt sind. Dementsprechend hilfreich wäre es für ihn, wenn es eindeutige Regelungen gäbe. Hier können Sie dann ganz gezielt ansetzen. |
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