Guter Smalltalk hilft beiden Seiten, ins Gespräch zu kommen und sorgt für ein positives und vertrauensvolles Klima. Doch es gibt Menschen, denen fällt es alles andere leicht, locker und ungezwungen zu plaudern. Welche Themen sind passend? Wie beginne ich die Plauderei? Und wie gelingt der Übergang zum eigentlichen Gespräch? Hier kommen ein paar Tipps für Ihren nächsten Smalltalk:
- Beginnen Sie das Gespräch mit einem Lächeln.
- Achten Sie darauf, dass Sie nur positive Gesprächsthemen wählen. Besonders gut als eignet sich Belangloses oder Offensichtliches – das Wetter, der Weg zur Arbeit, Aktivitäten am Wochenende, ein Klatschthema aus der Presse (Wichtig: keine politischen Themen!).
- Wer von sich aus schwer in das Gespräch findet, kann den Smalltalk auch direkt mit einer Frage beginnen. Findet das Gespräch etwa nach dem Wochenende statt, fragen Sie, wie Ihr Mitarbeiter die Zeit verbracht hat. Positiver Nebeneffekt: Sie zeigen Interesse an der Person, was von unserem Gesprächspartner automatisch als positiv empfunden wird.
- Eine Überleitung zum eigentlichen Gespräch ergibt sich oft aus der Situation heraus. Für den Fall, dass doch mal ein Moment der Stille entstehen sollte, eignen sich Sätze wie: „Wollen wir dann mal zum eigentlichen Anlass des Gesprächs übergehen?“
Das Kerngespräch
Nachdem Sie gemeinsam in das Gespräch gefunden haben, übernehmen Sie die Gesprächsführung. Achten Sie dabei stets auf eine sachliche Darstellung und lassen Sie sich nicht von Emotionen leiten.
Das Kerngespräch setzt sich aus vier Phasen zusammen:
Phase 1: Einleitung
Tragen Sie zunächst den Anlass und das Ziel des Zusammenkommens vor. Beschreiben Sie kurz, welche Punkte Sie Ansprechen möchten und wie viel Zeit Sie dafür veranschlagt haben.
Phase 2: Sichtweise schildern
Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, zu Wort zu kommen. Lassen Sie ihn ausreden und unterbrechen Sie ihn nicht. Wenn es Unklarheiten gibt, machen Sie sich Notizen dazu. Hat Ihr Mitarbeiter seine Sichtweise geschildert, ist der richtige Zeitpunkt, um nachhaken. Danach stellen Sie Ihre Meinung sachlich dar. Hierfür bieten sich Formulierungen wie: „Mir ist aufgefallen, dass …“ oder „Ich habe beobachtet, dass …“ an. Beschreiben Sie auch, was das für Auswirkungen hat – auf das Team, auf die Zusammenarbeit zwischen Ihnen, auf die Arbeitsleistung.
Phase 3: Gemeinsam Lösungen finden
Nun gilt es, das Gespräch gemeinsam weiter zu gestalten. Schauen Sie, wo es Unterschiede in den einzelnen Sichtweisen gibt und überlegen sie zusammen, welche Ursachen dies haben kann. Finden Sie auf Basis dessen Lösungen und Maßnahmen, die für beide Seite akzeptabel sind. Motivieren Sie Ihren Mitarbeiter mit Sätzen wie „Wie könnte für dich eine Lösung aussehen?“, Lösungsvorschläge einzubringen. Seien Sie stets offen für die Sichtweise Ihres Mitarbeiters und verschließen Sie sich nicht davor, Ihre Meinung ggf. anzupassen oder zu ändern. Möchten Sie konkrete Lösungsvorschläge an den Mitarbeiter herantragen, eignen sich Sätze wie „Ich wünsche mir …“ oder „Ich erwarte von dir…“.
Wichtig: Achten Sie während des Gesprächs stets darauf, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Damit Sie sich nicht in Kleinigkeiten verrennen, ist es hilfreich, bereits besprochene Aspekte zusammenzufassen und immer wieder Zwischenergebnisse schriftlich festzuhalten.
Phase 4: Das Ende
Wurden alle Themen besprochen und Fragen geklärt, fassen Sie alle wichtigen Punkte noch einmal zusammen. Gab es Differenzen, ist es hilfreich, diese noch einmal aufzuzeigen und die vereinbarten Kompromisse darzustellen. So verdeutlichen Sie die Erfolge des Gesprächs. Halten Sie dann die Ergebnisse schriftlich fest. Dazu gehören auch Maßnahmen, die notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Je nachdem, welchen Anlass das Gespräch hatte, vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter ggf. direkt einen zweiten Termin für ein Zusammenkommen – etwa um zu überprüfen, ob eine direkt eingeführte Maßnahme den gewünschten Erfolg gebracht hat.
Ziel- und Erfolgskontrolle
Halten Sie jede Zielvereinbarung, die Sie mit Ihrem Mitarbeiter getroffen haben, schriftlich fest. Sie helfen bei der Planung von Abläufen und sind ein wichtiges Instrument zur Ergebnis- und Erfolgskontrolle. Am Ende der Zeitspanne gilt es dann gemeinsam zu reflektieren, ob und in welchem Umfang das Ziel erreicht wurde – und wo ggf. noch nachjustiert werden muss. Hier ein paar Tipps für die Umsetzung:
- Formulieren Sie das Ziel so konkret wie möglich und auch, wie es erreicht werden soll.
- Achten Sie dabei darauf, dass dies für die Mitarbeiter realistisch ist. Dazu gehört auch, geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, etwa eine Vertretung, wenn ein Mitarbeiter eine Fortbildung besuchen soll.
- Überlegen Sie sich Kriterien, anhand derer Sie überprüfen können, ob das Ziel erreicht wurde.
Notieren Sie zum Schluss noch einen Zeitraum, in dem die Maßnahme erfolgen soll. |
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