Von Niels Köhrer, externer Datenschutzbeauftragter für up|plus-Kunden
Häufig steht im Datenschutz die Frage der Erhebung und Speicherung im Vordergrund, also „ob“ Daten überhaupt erhoben werden dürfen. Sei es bei einem Praxisbesuch oder wie aktuell der auszufüllenden Corona-Listen in Cafés, überall werden Daten erhoben.
Die Folgefrage ist, wie lange diese Daten aufgehoben werden dürfen und was anschließend mit ihnen passiert. Im Datenschutzrecht gelten die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Daneben haben betroffene Personen nach Art. 17 DSGVO das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“. Die unendliche Aufbewahrung von personenbezogenen Daten ist nach dem geltenden Datenschutzrecht daher nicht erlaubt.
Doch wie ist umzugehen mit vollen Archiven?
Zunächst sollte überlegt werden ob die Unterlagen noch benötigt werden. Dies kann sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben. Praxisdaten werden vor allem für Mitarbeiter und Patienten angelegt. Die Daten der Patienten liegen beispielsweise als Behandlungsdokumentationen vor. Für solche Dokumente gilt nach § 630f BGB eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Im bestimmten Fällen kann die Aufbewahrung von mehr als zehn Jahren ratsam sein. Dies wäre bspw. der Fall, wenn bei einer Behandlung Komplikationen entstanden sind. Nach Ablauf dieser Zeit können die Dokumente gelöscht werden. Hierzu empfiehlt sich die Nutzung eines Aktenvernichters.
In einem weiteren Schritt sollte überprüft werden, ob die Patientendaten auch auf dem Computer gespeichert wurden. Um einen Überblick zu behalten, bietet sich die Erstellung eines Löschkonzeptes an. Hier kann Ihnen Ihr Datenschutzbeauftragter helfen. Haben Sie sich von den Altlasten befreit, sollte auch wieder mehr Platz vorhanden sein – oder man nutzt die Chance, um auf die digitale Aktenverwaltung umzusteigen.
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