Die häufigste Intervention in der Beratung ist es, Instrumente zu entwickeln, mit denen die Ursachen der Auslastungsprobleme rechtzeitig erkannt werden können, so dass der Praxisinhaber frühzeitig dagegen steuern kann. So auch bei Herrn Bauer. Herr Bauer ist Physiotherapeut und betreibt eine Praxis mit acht Mitarbeitern in Lüneburg. Kürzlich rief er etwas aufgeregt bei der Hotline an und bat dringend um einen Beratungstermin. Der Grund für seine Eile war im ersten Telefongespräch schnell herausgefunden. Im Praxisterminplaner, der bisher stets für die kommenden vier Wochen so gut gefüllt war, dass es eine Warteliste für Patienten gab, klafften plötzlich schon für die nächste Woche große Lücken. Ein für Herrn Bauer unerklärliches Phänomen.

Verordnungseingänge prüfen

Die Not für Herrn Bauer war in der Tat sehr groß und wir starteten die Problemanalyse direkt am Telefon. Im ersten Schritt analysierten wir mögliche Gründe für den bisher unbekannten Zustand. Zunächst überprüften wir, ob es gegeben falls außergewöhnlich viele Absagen für die kommenden Wochen gab. Die Antwort war rasch gefunden: Nein! Die nächste Frage ging in Richtung der in den letzten Wochen eingegangenen Verordnungen. Hier gab es leider von Herrn Bauer ad hoc keine Antwort. Er wusste nicht genau, wie viele es denn waren und konnte mir auch nicht beantworten, wie viele Verordnungen pro Woche er denn benötigt, damit sein Plan einigermaßen voll ist. Auf jeden Fall wurde deutlich, dass es Herrn Bauer an Messgrößen fehlte, mit denen er regelmäßig feststellen kann, wo sein Unternehmen Praxis gerade steht. Aus diesem Grund bekam der Praxisinhaber erst einmal eine Hausaufgabe: Er sollte herausfinden, wie viele Verordnungen in den letzten zwölf Monaten durchschnittlich pro Woche seine Praxis erreicht haben. Dazu sollte er eine Tabelle erstellen, aus der die Anzahl der Verordnungen insgesamt hervorgeht und aus der auch ersichtlich wird, wie sich diese Verordnungen auf die einzelnen zuweisenden Ärzte verteilt.

Ursache: zu lange Wartezeiten

Schon am nächsten Tag hatte ich die Tabelle von Herrn Bauer in meinem E-Mail Postfach. Und: Herr Bauer hatte schon beim Zusammenstellen der Daten selber herausgefunden, warum er so große Lücken in seinen Plänen hat. Von einem Orthopäden, dessen Verordnungen üblicherweise über 30 Prozent seines Umsatzes ausmachen, kamen seit ca. zwei Wochen überhaupt keine Rezepte mehr. Das beunruhigte Herrn Bauer natürlich sehr. Im anschließenden Telefonat haben wir besprochen, was als nächstes zu tun ist. Herr Bauer rief den Arzt gleich an und erkundigte sich danach, was denn in seiner Praxis falsch laufen wurde. Die Antwort war ebenso prompt wie überraschend. Der Arzt habe von seinen Patienten die Rückmeldung erhalten, dass man oft über zwei Monate warten muss, bevor man in der Praxis von Herrn Bauer einen Termin bekommt. Deswegen hat er seine Patienten darüber informiert und vorgeschlagen, sich lieber eine andere Praxis zu suchen. Ein Glück für Herrn Bauer, dass er gleich angerufen hat. So hat er gleich die Gelegenheit genutzt, die Angelegenheit mit dem Arzt zu klären.