Anleitungshilfe:
Unter jedem Planungsinstrument steht eine Bewertung, die von unseren Fachleuten erstellt wurden. Welches Planungsinstrument wann eingesetzt werden kann, lesen unter dem Aspekt „Nützlich bei“. Zudem finden Sie praktische Anwendungsbeispiele. Die Bewertung „Aufwand“ beschreibt den zeitlichen Einsatz. Der „direkte Nutzen“ zeigt, wie gut das Instrument den Gewinn im Planungszeitraum steigern kann. Die „Umsetzung“ macht klar, wie die Planung am besten durchgeführt werden kann. Die „weiteren Informationen“ geben Hinweise auf die nächsten zu erledigenden Schritte.
Instrumente zum Thema : „Wo stehen wir heute ?“
Branchen-/Marktentwicklungsanalyse
Bei der Branchen-/Marktentwicklungsanalyse geht es um die Erstellung einer Prognose über die zu erwartende Entwicklung der Branche und des regionalen Marktes. Eigene Prognosen über die Marktentwicklung sind eine wichtige Grundlage, um souverän Entscheidungen treffen zu können, wie zum Beispiel Anschaffungen oder Mitarbeiterentwicklung. Bei der Analyse geht es nicht um eine genaue Vorhersage der Zukunft, sondern um Ihre Vorstellung über die Branchen- und Marktentwicklung in den nächsten Jahren. Zu der Erstellung von Prognosen gehören Faktoren wie: mengenmäßig (Umsatz), strukturell (PKV/GKV), rechtlich (Direktaccess), Situation der Zuweiser (Ärzte), Trends, Innovationen, Erfolgsfaktoren der Branche etc. Zahlen und Fakten für die Prognose findet man im eigenen Praxiscomputer und im Heilmittel-Informationssystem der GKV. Nutzen kann man die Abrechnungsunterlagen der Abrechnungszentren, Hinweise zu Veränderungen in der HeilM-RL, Informationen der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung, Wahltermine etc.
Nützlich bei: Unsicherheit bei Entscheidungen, Schwierigkeit zu planen, Uneinigkeit innerhalb der Praxis bezüglich der zukünftigen Ausrichtung
Aufwand: Mittel
Direkter Nutzen: Gering
Umsetzung: Informationsbeschaffung evtl. extern delegieren, wichtig: interne Abstimmung über die Zukunftsvorstellungen
Weitere Informationen: www.gkv-his.de, www.kbv.de, www.g-ba.de, www.up-aktuell.de, Praxiscomputer auswerten, up-premium plus-Hotline fragen, unter Umständen externen Bericht in Auftrag geben
Literatur-Tipp: Frodl, A. (2004) „Management von Arztpraxen – Kosten senken, Effizienz steigern“, Gabler: Wiesbaden
Wettbewerbsanalyse
Eine systematische Wettbewerbsanalyse der aktuellen und potentiellen Wettbewerber gehört in jede Praxis. Dabei werden sowohl direkte (andere Praxen, Arztpraxen mit Heilmitteln) und indirekte (Fitness-Studio) als auch potentielle Wettbewerber (Hotel, Schwimmbad, Nachhilfe-Institut) identifiziert. Anschließend wird in einer Wettbewerbsanalyse-Matrix jeder identifizierte Wettbewerber nach festgelegten Kriterien (zum Beispiel Anzahl Mitarbeiter, Zugang zu Patienten/Ärzten etc.) bewertet und der eigenen Praxis gegenübergestellt. Die Wettbewerbsanalyse gibt eine genaue Übersicht darüber, mit wem die Praxis bereits im Wettbewerb steht und welche zukünftigen Wettbewerber zu erwarten sind. So kann die Praxisplanung besser auf die Umgebungssituation eingestellt werden.
Nützlich bei: Verordnungsruckgang, Patientenabwanderung, vor Investitionen, vor Expansion, vor Standortentscheidungen
Aufwand: Niedrig
Direkter Nutzen: Hoch
Umsetzung: Intern delegieren
Weitere Informationen: Wettbewerbsmatrix bei der up-premium plus-Hotline anfordern
Literatur-Tipp: Grosklaus, R.H.G. (2008) „Neue Produkte einführen – Von der Idee zum Markterfolg“, Gabler: Wiesbaden
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse (engl. Akronym fur Strengths (Starken), Weaknesses (Schwachen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen)) ist eine erprobte Struktur, um einen umfassenden Überblick über den Status-Quo einer Praxis zu erstellen. Betrachtet werden dabei die Starken und Schwachen der Praxis (Innensicht), sowie die Chancen und Gefahren/Risiken, die vom Markt her auf die Praxis zukommen (Aussensicht). Hier fliesen auch die Informationen aus anderen Instrumenten (zum Beispiel Wettbewerbsanalyse, eigene Kennzahlen, etc.) mit ein und verdichten sich zu einem sehr genauen Bild der aktuellen Lage der Praxis. Bei der SWOT-Analyse geht es darum, die eigene Praxis aus einem anderen Blickwinkel heraus zu betrachten und die Starken und Schwachen der Praxis mit den Chancen und Risiken aus dem Umfeld abzugleichen. Ein Ergebnis kann dann sein, mit welchen Starken der Praxis mögliche Chancen auf dem Markt genutzt werden können. Gearbeitet wird mit allen Mitarbeitern (max. 15) oder den Führungskräften in einem Workshop oder als „Stillarbeit“ des Chefs. Dazu werden die einzelnen Punkte mit Hilfe von Moderationstechniken inhaltlich erarbeitet, verdichtet und dann so in einen Zusammenhang gestellt, dass die Gruppe erkennen kann, was zu tun ist. In der Regel benötigt man für so eine Erarbeitung mindestens einen ganzen Tag. Wer so etwas zum ersten Mal macht, könnte auch 1,5 Tage und einen externen Moderator dazu einplanen.
Nützlich bei: Bestimmung des Ist-Zustandes, Jahresruckblick, Abstimmung innerhalb der Praxis, evtl. als Instrument zur Mitarbeitermotivation /-einbindung.
Aufwand: Mittel
Direkter Nutzen: Hoch
Umsetzung: Intern, bei Gruppenarbeit mit externer Moderation
Weitere Informationen: Verschiedenen Definitionen und Erklärungen im Internet, Excel-Datei zur Zusammenfassung bei up-premium plus-Hotline anfordern
Literatur-Tipp: Nagl, A. (2009) „Der Marketingplan“. Vahlen Praxis: München
Risikoanalyse
Jede Veränderung birgt die Chance, geplante positive Effekte zu erzielen, aber auch die Gefahr, dass bei der Umsetzung etwas schief gehen kann. Die Risikoanalyse ist eine Möglichkeit, vor Veränderungsmaßnahmen die damit einhergehenden Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Sie unterstutzt bei der Entscheidung für oder gegen eine Veränderung. So kann genau eingeschätzt werden, welche Folgen schlimmstenfalls durch die geplanten Maßnahmen eintreten können. Im ersten Schritt wird die geplante Maßnahme genau beschrieben, so dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis dafür erhalten. Dann wird gezielt nach möglichen Risiken gesucht (Beispiel: Wir führen Rehasport ein, brechen uns jetzt die Heilmittel-Verordnungen weg?). Als nächstes wird überlegt, wie groß das Risiko ist (finanziell), wie wahrscheinlich das Risiko eintritt und was getan werden kann, um das Risiko zu minimieren oder es gar nicht erst eintreten zu lassen. Oft erkennt man bei solchen Risikoanalysen sehr schnell, in welchen Bereichen noch Informationen fehlen und kann dann entsprechend nacharbeiten. Für Risiken, die sich nicht vollständig verhindern lassen, können Plane erstellt werden, wie bei Eintritt des Risikos damit umgegangen werden soll (Beispiel: Risiko, dass ein Mitarbeiter kurzfristig krank wird – die Reaktion wäre eine Mitarbeiter-Krankheits-Ausfall-Checkliste mit allen wichtigen Arbeitsschritten).
Nützlich bei: Investitionsvorhaben, Praxiserweiterung, Praxisveränderung, persönlicher Veränderung
Aufwand: Mittel
Direkter Nutzen: Hoch
Umsetzung: intern
Weitere Informationen: Excel-Datei zur Struktur der Risikoanalyse bei up-premium plus-Hotline anfordern
Literatur-Tipp: Erben, R., Romeike F. (2006) „Allein auf stürmischer See: Risikomanagement für Einsteiger“. Wiley-VCH: Weinheim
ABC-Analyse
Mit der ABC-Analyse soll Wesentliches von Unwesentlichem unterscheidbar gemacht werden. Dabei werden Mengen und zugehörige Werte miteinander verglichen. So haben viele Praxen zum Beispiel einige wenige Privatpatienten, die für den überwiegenden Privat-Umsatz der Praxis sorgen. Bei einer ABC-P-Patienten-Analyse wurde man beispielsweise die A-Privatpatienten bevorzugt behandeln (Wunschtermine, etc.) und ganz anders betreuen als die B-Privatpatienten, die nur noch einen kleinen Teil des Privat-Umsatzes ausmachen. C-Privatversicherte sind oft nur für eine kurze Zeit in Behandlung und werden dementsprechend zuvorkommend, aber eben nur normal betreut. Für eine ABC-Analyse in Ihrer Praxis eignen sich zum Beispiel Arzte, (Selbstzahler-)Leistungen, Krankenkassen und Therapeuten.
Nützlich bei: Prioritäten setzen
Aufwand: Niedrig
Direkter Nutzen: Mittel
Umsetzung: Intern
Weitere Informationen: Praxiscomputer auswerten, Tabelle bei der up-premium plus-Hotline anfordern
Literatur-Tipp: Nagl, A. (2009) „Der Marketingplan“. Vahlen Praxis: München
Zuweiseranalyse
Rund 98 Prozent aller Leistungen in den Heilmittelpraxen werden aufgrund von ärztlichen Verordnungen erbracht. Da hilft es, zu wissen, welcher Arzt welche Bedeutung für die Praxis hat und wie konstant sein Verordnungsverhalten ist. Bei der Zuweiseranalyse wird deswegen genau untersucht, in welchem Zeitraum welche Ärzte was verordnen. Dabei spielen sowohl die Menge, als auch die Art der verordneten Leistungen eine Rolle. Zusätzlich kann man die Indikationen untersuchen, um Ärzte zum Beispiel bei Wirtschaftlichkeitsprüfungen besser zu unterstutzen. Eine ausführliche Beschreibung der Zuweiseranalyse lesen Sie in dem Artikel „Zuweisermarketing professionalisieren“ in der Ausgabe up 11/2011.
Nützlich bei: unerwartetem Verordnungsruckgang, gezieltem Arztmarketing, Planungsvorbereitung
Aufwand: Mittel
Direkter Nutzen: Hoch
Umsetzung: intern
Weitere Informationen: Praxiscomputer auswerten, Datei für Standardauswertungen bei der Starke Praxis-Hotline anfordern
Literatur-Tipp: Thill, K-D. (2011) „Zuweisermarketing für niedergelassene Spezialisten – Allgemeinmediziner professionell gewinnen und binden“. Springer Fachmedien: Wiesbaden
