In der April-Ausgabe von up|unternehmen praxis haben wir darüber berichtet, wie Krankenkassen immer wieder auch ohne rechtliche Grundlage Absetzungen vornehmen – zum Beispiel bei fehlenden ICD-10-Codes oder bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls. Auch ein verspäteter Behandlungsbeginn wird gern als Grund für eine Absetzung herangezogen. Dabei können Praxisinhaber das ganz einfach verhindern.
Rechtliche Grundlagen kennen
Paragraph 15 Absatz 1 der Heilmittel-Richtlinie schreibt vor, dass die Behandlung innerhalb von 14 Kalendertagen (28 Kalendertage bei Podologie und Ernährungstherapie) ab Ausstellungsdatum der Verordnung beginnen muss – sofern der Arzt nichts im Feld „Behandlungsbeginn spätest. am“ eingetragen hat. Beginnt die Behandlung nicht innerhalb der auf der Heilmittel-Verordnung vorgegebenen Frist, verliert diese ihre Gültigkeit. Das gilt übrigens unabhängig davon, ob es sich um eine VO innerhalb oder außerhalb des Regelfalls handelt.
Es ist aber nicht immer möglich, eine Behandlung im vorgesehenen Zeitraum zu beginnen, zum Beispiel weil der Patient zum geplanten Termin krank wird. Dann sollten Therapeuten wissen, dass es möglich ist, den Behandlungsbeginn auf der Verordnung zu ändern – und zwar unabhängig davon, ob der verordnende Arzt ein Datum für den Behandlungsbeginn festgelegt hat, oder die 14-Tage-Frist gilt.
Tipp: Weisen Sie Ihre Patienten und die verordnenden Ärzte darauf hin, dass das Feld „Behandlungsbeginn spätest. am“ ausgefüllt werden kann, aber nicht muss. Verzichten Ärzte darauf, ein konkretes Datum für den Behandlungsbeginn festzulegen, erleichtert das eine spätere Korrektur.
Kein Datum eingetragen: VO selbst korrigieren
Heilmittelerbringer können den Behandlungsbeginn einer Verordnung selbst korrigieren, wenn der Arzt das Feld „Behandlungsbeginn spätest. am“ nicht ausgefüllt hat. In diesem Fall müsste die Behandlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Ausstellen der Verordnung erfolgen. In „begründeten Ausnahmefällen“ lässt sich diese Frist jedoch verlängern, vorausgesetzt, das Therapieziel lässt sich weiterhin erreichen.
Schritt 1: Halten Sie Rücksprache mit dem Arzt, der die VO ausgestellt hat – telefonisch reicht aus.
Schritt 2: Dokumentieren Sie die einvernehmliche Änderung auf der Rückseite der VO (§ 17 Abs. 4 Rahmenempfehlungen gem. § 125 SGB V)
Schritt 3: Halten Sie in der Begründung der Fristüberschreitung fest, dass das angestrebte Therapieziel nicht gefährdet ist. Zum Beispiel so: „Nach RS mit verord. Arzt: Therapieziel wird trotz späterem Behandlungsbeginn erreicht.“
VO durch Arzt korrigieren lassen
Hat der verordnende Arzt das Feld „Behandlungsbeginn spät. am“ ausgefüllt, muss er die Verordnung selbst korrigieren, wenn die Therapie nicht bis zum angegebenen Zeitpunkt beginnen kann. Die Heilmittel-Richtlinie § 13 Abs. 1 schreibt dazu vor, dass der Arzt Änderungen mit Datum und Unterschrift bestätigt. Manche Rahmenverträge verlangen zudem einen Arztstempel. Auch haben einige Krankenkassen in den Rahmenverträgen festgelegt, dass die Verordnung vollständig neu ausgefüllt werden muss, wenn der darauf angegebene Behandlungsbeginn nicht eingehalten werden kann.
Zahnärztliche Verordnungen
Seit 1. Juli 2017 regelt die Heilmittel-Richtlinie Zahnärzte die Verordnung von Heilmitteln durch Zahnärzte. Auch hier soll die Behandlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Ausstellen der Verordnung beginnen – sofern der Vertragszahnarzt keine Angaben zum spätesten Behandlungsbeginn gemacht hat (§ 14 HeilM-RL ZÄ). Ansonsten verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Aber auch bei zahnärztlichen Verordnungen sind die oben genannten Änderungen gemäß Rahmenempfehlungen und Heilmittel-Richtlinie Zahnärzte (§12 Abs. 1) möglich.
Berufsgenossenschaftliche Verordnungen
Besondere Anforderungen gelten für BG-Verordnungen. So schreibt der Rahmenvertrag Berufsgenossenschaft (§ 3) für die Physiotherapie vor, dass die Behandlung innerhalb von einer Woche nach Ausstellen der Verordnung beginnen muss. Zudem gilt: „Kann die Behandlung aus Gründen, die in der Person des Unfallverletzten/Berufserkrankten liegen, nicht verordnungsgemäß ausgeführt werden, so ist hierüber unverzüglich der verordnende Arzt zu unterrichten und ggfs. der Patient anzuhalten, sich beim Arzt vorzustellen.“
Eine Vereinbarung zwischen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und dem Deutschen Verband der Ergotherapeuten (DVE) e. V. sieht ebenfalls vor, dass die Behandlung von BG-Patienten innerhalb einer Woche nach Ausstellen der VO beginnen muss. Allerdings kann der Arzt auch einen früheren oder späteren Behandlungsbeginn auf dem Verordnungsblatt festhalten. Ist es nicht möglich, rechtzeitig mit der Behandlung zu beginnen, muss die Praxis mit dem verordnenden Arzt oder der Unfallversicherung Rücksprache halten und den Patienten ggf. an eine andere Praxis verweisen.
